文書化の問題点

 システムを構築すれば程度の差はありますが、その運用法方法や手順などを文書化して関係者に周知する必要があります
しかしISOにおいてこの文書化がよく機能している組織は少ないように思います
その内容をいくつか列記してみます

  • 権威的な文章で内容が分かりづらい・・法律の文書を作っているのではない
  • 文章が文字ばかりで読みにくく理解しにくい・・もっとマトリックスや絵、フロー図などで理解しやすく
  • 文書作成者の能力不足、必要な事項が漏れている又はあやふやにしている
  • 現実出来そうもないことを規定している
  • あまりにも理想形ばかり書きすぎる
  • 細かなところまで規制しすぎる・・・自由裁量も必要
  • 文書が多すぎて読む気が起こらない・・・管理も出来ない
  • 一度作成したらだれも見直しをしない
  • 必要でないような文書が多すぎる・・・無くても読まなくても業務は出来るし、問題は発生しない

ISOでは外部審査の質問や活動のエビデンス(証拠)のために、ついつい多くの文書や書類をつくりすぎてしまいます
認証時にはある程度は仕方ないかもしれませんが、次の更新審査までには思い切ったスリム化と最小限度に絞った文書化を実施する必要があります

マニュアルが規格のオウム返し
マニュアルが規格要求事項と同じ内容と対応で構成され、自分たちの組織にあった構成になっていないため、使える本当のマニュアルになっていない
とりあえず受審時に作成て、まだ内容を理解していないままの状態が維持されていることが多い、食い違いや組織変更などは改訂されているが本質的な内容のブラッシュアップができていない
組織や仕組みを見直していない 自分たちのあるべきシステムをじっくり時間をかけて見直し、やるべきこと、必要なプロセスをマニュアルに記述していくことが必要
組織の目指す方向即ち、ターゲットとする項目を達成していくパワーアップ化をマニュアルに記述する
システムの“見える化”が出来ていない
見にくい、難しい言葉、読み気にならない 難しい規格の言葉をそのまま記述し、一般には理解しにくい
言葉やフレーズではわからない、フロー図などでは一目両全である
わかり易く自分たちの組織の 言葉で図や写真などを多く使いマーケットインの文書を作成すべき
多くの文書類を造りすぎ 二次文書、部署文書 マニュアルで多くの内容を記述せず詳細は多くが下位文書で説明をしているため文書形態が複雑化して食い違いや保守や文書承認等が非常に煩雑となっている
多くの文書は実際には形骸化し使われえていない内容が多く記述してあり大幅に整理が出来るはず
必要な手順書などの整理と文書化に頼らない見える化の実施
何が形骸化した書類なのか検討して整理する、言う事は容易いが実施には組織で、強力なプロジェクトチームを編成して実施する必要がある