内部監査の意図

 内部監査はISOマネジメントシステムにおいて重要な要素であり、おおきな特徴です
どのような方法で何を監査するかはシステムを維持する上で大変重要であり、効果的な監査によって組織のシステムアップを図ることができます
内部監査は原語ではAudit:”聞く”という意味を持ちInspection:”検査”ではありません・・・監査を通じて監査側と被監査側が問題となる内容について話し合い確認しあうことで何が不足しているのか、何が原因なのか、どうすればよいのかを気づくことを大きな目的としています
検査のように調べ上げて指摘をすることを目的にしたものとはすこし意図が異なります
監査の結果被監査側は問題点を認識しどのように解決してゆくかアクションを起すことを大きな目的としています
監査側が一方的に指摘をして有無を言わさないような押しつけは間違っています・・被監査側が納得して初めて問題が解決して行くことが出来ます・・・あくまで改善のためのツールであるのです
また改善は直接的な製品などの品質問題ではなく製品やサービスを生みだす組織のプロセスや仕組みを改善してゆくことです
製品やサービスを提供する仕組みの問題として原因を考えることが必要です

何か不適合な事例が発見されたら

人の能力やミスなどに原因を特定することは間違っています
人の能力は差がありミスを犯すものです、完璧な人などはあり得ません
そのばらついている人を仕組みで適切化することが必要なのです
ばらつきを無くするために標準化や手順書がありますがこれがすべてではありません
その問題の原因はどこのプロセスに真の原因があるかを考えます
たとえば設計のレビュープロセスか妥当性確認プロセスか・・、購買の受入検査のプロセスか、供給者の評価プロセスか・・・、プロセスの妥当性確認か・・・などです
プロセスが特定できればそのプロセスの仕組みを直す(改善)することの出来る責任者は誰かを考えます・・・この責任者が規格で述べている”領域にの責任をもつ管理者”です
問題を解決することは単に修正や手直しをすることではありません
応急処置として修正や手直しは必要ですが、恒久的な再発防止策の処置、すなわち是正処置が求められています
真の原因を見つけるのは簡単ではない
真の原因を探るためには単に表面的な問題や憶測によって判断することなく、”なぜ”、”なぜ”と問題の原因を掘り下げて考える必要があります
本当の原因を探して潰す(再発防止=是正処置)ことが改善活動なのです
改善活動は簡単にはできません
監査の目的は改善することにあります
いかに効果のある(真の原因を捉まえた)仕組みの改善が実施されるかが内部監査の大きな目的でもあります
監査者は改善が出来る能力が必要です
監査者は発見した問題はなぜ発生したのか、いつも発生してるのか、たまたまなのか、良く被監査側と話し合い問題点を絞り込む必要があります
複合したり漠然とした問題点は考えられる原因が多すぎて有効な処置となりません、監査者は問題を切り分けて指摘して改善のポイントを絞り込みます

不適合として問題が発見され、発見された被監査部署の責任者で真の原因が特定でき、仕組みを変えることで是正処置が出来る問題は組織にとって小さな問題です
組織全体の最適化を図るためには組織的な体制や責任・権限などを含めた体系の見直しまで踏み込んで問題を解決してゆくような対応をとることが効果的です
そのためにはマネジメントレビューなどで問題の解決をしなければなりません・・・組織の体系や責任・権限を変更できる責任者はトップマネジメントであることが多いためです
当然、なぜ仕組みを変える必要があるか論理的な原因説明と対応策が必要になります