文書の配布管理

この前の審査で文書の配布管理で少し勘違いをした
審査組織のマニュアルでは「・・・外部で作成された文書を明確にし、その配布が管理されていることを確実にする。」となっていた
審査において確認すると、外部文書が何かはあまり明確ではなく、特定する文書は存在しなかった
また、配布を管理する仕組みについても明確に確認することができなかったが、そのことが、良くない結果に結びついている事例も発見できなかったので、「マニュアルに規定してある、外部文書を使用する場合には、適切に配布管理することに関して検討の余地がある。」と観察をメモした

この時の勘違いは、マニュアルに配布台帳を作成して管理していると書いてあると、勝手に考えてしまったことである
観察のメモ自体には配布台帳の有無について記述していないので問題は結果として無かったが、配布の管理について、少しピントがずれてしまった
協力業者や発注先に製作図面や仕様書を送り、変更などがあったときは当然、組織は変更図書などの再配布や修正をおこなっているはずであり、そのために悪さ加減は発見できていない・・・すなわち、観察事項でもなく、組織は規格要求事項に適合していたと考えられる

”配布管理=配布台帳による管理”とかってに頭が考えてしまう、昔の悪い習慣が出てしまった
言い訳がましくなるが、ISOの最初の頃(筆者が管理責任者の頃)は、審査員は配布台帳がない事例は、問答無用で”不適合”とされた
規格要求事項の記述には、配布管理台帳を作成(文書化要求)の要求はない・・・今までのISOの審査で過大解釈された例である

ISO9001 4.2.3文書管理
品質マネジメントシステムで必要とされる文書は、管理されねばならない。・・・・・・必要な管理を規定するために”文書化された手順”を確立しなければならない・・・・
d)該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。
f)・・・外部からの文書を明確にし、その配布が管理されていることを確実にする。
ISO14001 4.4.5文書管理
ISO14001に於いても文書管理の要求事項はISO9001とまったく同じである

文書管理のための”文書化された手順”を要求されているが、文書を管理するための手順であって、配布管理した結果の記録(配布管理台帳等)まで要求していると、考える拡大解釈は行き過ぎである
規格要求事項も内部文書に関しては配布管理は要求していない、d)では、該当する文書の適切な版が、使用可能な状態であればよいとしている
しかし、f)では、組織が必要とした外部文書は配布管理を要求している。
あくまで配布をおこなった文書を管理せよということであり、配布先やバージョンなどの配布管理台帳等を要求はしてはいない