EMSにおける重要な要求事項一覧

EMS(Environmental Management System)の規格要求事項において文書化や記録を要求している一覧です
また、原文で~shall ensure と確実な実施を要求している条項と有効性に関する要求事項も重要ですので併せてリスト化してみます

No 条項タイトル100 文書化要求 記録要求 ~Shall ensure(確実に実施することを要求) 有効性の要求 その他
4. 環境マネジメントシステム要求事項
4.1 一般要求事項 ・・EMSを確立し,文書化し、実施し,継続的に改善し、・・・
・・組織は、そのEMSの適用範囲を定め、文書化すること
4.2 環境方針 e)文書化され,実行され,維持される。
4.3 計画
4.3.1 環境側面 ・・・組織はこの情報を文書化し、・・・ ・・・著しい環境側面を確実に考慮に入れること
4.3.2 法的及びその他の要求事項 ・・適用可能な法的要求事項・・その他の要求事項を確実に考慮に入れること
4.3.3 目的、目標及び実施計画 ・・・文書化された環境目的及び目標を設定し、・・・
4.4 実施及び運用
4.4.1 資源、役割、責任及び権限 ・・役割、責任及び権限が定め,文書化し、・・・ ・・資源を確実に利用できるように・・ ・・効果的なEMSを実施するために,役割、責任及び権限を定め・・
4.4.2 力量、教育・訓練及び自覚 (力量、その他の処置)これに伴う記録を保持すること ・・力量を持つことを確実にすること
4.4.3 コミュニケーション ・・その決定を文書化すること b)・・コミュニケーションについて受付、文書化し、・・
4.4.4 文書類 ・・文書には,次の事項を含めること
a)環境方針目的及び目標
b)EMSの適用範囲の記述
c)EMSの主要な要素、それらの相互作用の記述、・・関係する文書の参照
e)・・組織が必要と決定した,記録を含む文書
e)・・組織が必要と決定した,記録を含む文書
4.4.5 文書管理
4.4.6 運用管理 a)文書化された手順がないと・・・管理するために、文書化された手順を確立し、・・・
4.4.7 緊急事態への準備及び対応
4.5 点検
4.5.1 監視及び測定 ・・・目標との適合を監視するための情報の文書化を含めること ・・・これに伴う記録を保持すること ・・校正されたまた検証された監視及び測定機器が使用され維持されていることを確実にすること
4.5.2 順守評価 (法的要求事項、その他の要求事項) ・・定期的な評価の記録を残すこと
4.5.3 不適合並びに是正処置及び予防処置 d)とられた是正処置及び予防処置の結果を記録する ・・いかなる変更もEMS文書に確実に反映すること e)とられた是正処置及び予防処置の有効性をレビューする
4.5.4 記録の管理 ・・結果を実証するのに必要な記録を作成し、維持すること
4.5.5 内部監査 ・・監査の計画及び実施、結果の報告、並びにこれに伴う記録の保持に関する・・ ・・EMSの内部監査を確実に実施すること
・・監査プロセスの客観性及び公平性を確保すること
4.6 マネジメントレビュー ・・マネジメントレビューの記録は保持されること ・・EMSが・・かつ、有効であることを確実にするために

審査における文書化の要求について

審査において組織に対して文書化の要求をする事例があるが、この指摘には注意が必要である
審査では業務の実態を審査することが重要であり、マニュアルや文書・手順に書いていない事項を確認検証するために現地で行なうことであることが必要である
被審査組織のマニュアルに規格要求事項が書いて無くとも、そのように計画、実施、維持、レビュー、評価などがされているか、を審査をすることが重要である
実態を審査をして適合が確認出来れば、文書化を要求されていない手順については、口頭での説明も客観的な証拠となり得る
審査で見つけた手順の文書化を要求すべきではない。不適合が存在し、その是正のために組織が手順を文書化することは当然の処置と考えるが、規格が要求する文書化された手順及び組織が必要と決定した記録を含む文書に該当しない限り、手順書がないことを指摘すべきでない
品質マニュアルの位置付けは要求事項を満たしている限り、組織の自由な考えで良く、あくまで規格要求された主旨が満たされていない場合に限って、指摘して是正を求めることになる
審査は、組織の文書を拠り所にする必要があるが、あくまで仕事の流れに沿った審査サンプリングが原則である
規格の要求する文書化された手順

4.2.1一般(文書化に関する要求事項)

品質マネジメントシステム(QMS)の文書には次の四つが要求されている

1. 品質方針と品質目標
品質方針については”5.3品質方針”による
品質目標については”5.4.1品質目標”による
2. 品質マニュアル
内容については”4.2.2品質マニュアル”による
3.規格で要求されている”文書化された手順”及び記録
規格で要求している六つの文書化された手順(4.2.3文書管理|4.2.4記録の管理|8.2.2内部監査|8.3不適合品の管理|8.5.2是正処置|8.5.3予防処置)
規格で要求している20カ所の記録
4.組織が必要とした文書及び記録
規格は要求していないが組織が効果的な運用をするために必要とした文書
組織の品質マニュアルや規定、手順で必要とした記録
文書及び記録は建前や従来の管理の延長上で規定すべきではない、本当に何が必要でどのように使うのか形骸化をさせないために良く検討する必要がある、また運用して不要、必要をレビューして改善してゆくことも必要である
注記1 ”文書化された手順”についての説明
手順が文書化されて、実施され、維持(レビューされ更新される)されることを意味する
文書化は必ずしも一つの文書にまとめる必要は無い
注記2 QMSの文書化の程度は異なってよい
組織の規模及び活動の種類によって・・・大きい組織と小さな組織は当然違う
組織のプロセスとシステムの複雑さ・・・システムとプロセスは合理的に簡素化した方が管理しやすい
組織に属している要員(従業員)の知識、技能や経験などの力量によって文書化の内容は異なる
注記3 文書化の媒体の種類はどのようなものでも良い
文書は上の媒体でなくても電子化、映像、看板、標識などどのようなものも文書化である
ただし、バージョンや最新版などの識別が出来なくてはならない

文書化は組織運営にとって無くてはならないものではあるが、目的はあくまで関係する人たちに役割や手順、規定などを伝達し、運用において間違えることがないようにすることであり、文書化が目的ではない
伝達し理解させるには紙の運用だけではなく、イントラネットや電子化された情報も文書化であり、その内容も図やマンガ、写真、フロー図、マトリックス、看板、表示類、映像化された情報等も含まれる
また文書化は組織の大小、仕組の複雑さ、関係する人たちの理解力に応じて、組織にあったものを作成すればよい、画一的に作成されるべきものではない


4.2文書化に関する要求事項