文書の配布管理

この前の審査で文書の配布管理で少し勘違いをした
審査組織のマニュアルでは「・・・外部で作成された文書を明確にし、その配布が管理されていることを確実にする。」となっていた
審査において確認すると、外部文書が何かはあまり明確ではなく、特定する文書は存在しなかった
また、配布を管理する仕組みについても明確に確認することができなかったが、そのことが、良くない結果に結びついている事例も発見できなかったので、「マニュアルに規定してある、外部文書を使用する場合には、適切に配布管理することに関して検討の余地がある。」と観察をメモした

この時の勘違いは、マニュアルに配布台帳を作成して管理していると書いてあると、勝手に考えてしまったことである
観察のメモ自体には配布台帳の有無について記述していないので問題は結果として無かったが、配布の管理について、少しピントがずれてしまった
協力業者や発注先に製作図面や仕様書を送り、変更などがあったときは当然、組織は変更図書などの再配布や修正をおこなっているはずであり、そのために悪さ加減は発見できていない・・・すなわち、観察事項でもなく、組織は規格要求事項に適合していたと考えられる

”配布管理=配布台帳による管理”とかってに頭が考えてしまう、昔の悪い習慣が出てしまった
言い訳がましくなるが、ISOの最初の頃(筆者が管理責任者の頃)は、審査員は配布台帳がない事例は、問答無用で”不適合”とされた
規格要求事項の記述には、配布管理台帳を作成(文書化要求)の要求はない・・・今までのISOの審査で過大解釈された例である

ISO9001 4.2.3文書管理
品質マネジメントシステムで必要とされる文書は、管理されねばならない。・・・・・・必要な管理を規定するために”文書化された手順”を確立しなければならない・・・・
d)該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。
f)・・・外部からの文書を明確にし、その配布が管理されていることを確実にする。
ISO14001 4.4.5文書管理
ISO14001に於いても文書管理の要求事項はISO9001とまったく同じである

文書管理のための”文書化された手順”を要求されているが、文書を管理するための手順であって、配布管理した結果の記録(配布管理台帳等)まで要求していると、考える拡大解釈は行き過ぎである
規格要求事項も内部文書に関しては配布管理は要求していない、d)では、該当する文書の適切な版が、使用可能な状態であればよいとしている
しかし、f)では、組織が必要とした外部文書は配布管理を要求している。
あくまで配布をおこなった文書を管理せよということであり、配布先やバージョンなどの配布管理台帳等を要求はしてはいない

EMSにおける重要な要求事項一覧

EMS(Environmental Management System)の規格要求事項において文書化や記録を要求している一覧です
また、原文で~shall ensure と確実な実施を要求している条項と有効性に関する要求事項も重要ですので併せてリスト化してみます

No 条項タイトル100 文書化要求 記録要求 ~Shall ensure(確実に実施することを要求) 有効性の要求 その他
4. 環境マネジメントシステム要求事項
4.1 一般要求事項 ・・EMSを確立し,文書化し、実施し,継続的に改善し、・・・
・・組織は、そのEMSの適用範囲を定め、文書化すること
4.2 環境方針 e)文書化され,実行され,維持される。
4.3 計画
4.3.1 環境側面 ・・・組織はこの情報を文書化し、・・・ ・・・著しい環境側面を確実に考慮に入れること
4.3.2 法的及びその他の要求事項 ・・適用可能な法的要求事項・・その他の要求事項を確実に考慮に入れること
4.3.3 目的、目標及び実施計画 ・・・文書化された環境目的及び目標を設定し、・・・
4.4 実施及び運用
4.4.1 資源、役割、責任及び権限 ・・役割、責任及び権限が定め,文書化し、・・・ ・・資源を確実に利用できるように・・ ・・効果的なEMSを実施するために,役割、責任及び権限を定め・・
4.4.2 力量、教育・訓練及び自覚 (力量、その他の処置)これに伴う記録を保持すること ・・力量を持つことを確実にすること
4.4.3 コミュニケーション ・・その決定を文書化すること b)・・コミュニケーションについて受付、文書化し、・・
4.4.4 文書類 ・・文書には,次の事項を含めること
a)環境方針目的及び目標
b)EMSの適用範囲の記述
c)EMSの主要な要素、それらの相互作用の記述、・・関係する文書の参照
e)・・組織が必要と決定した,記録を含む文書
e)・・組織が必要と決定した,記録を含む文書
4.4.5 文書管理
4.4.6 運用管理 a)文書化された手順がないと・・・管理するために、文書化された手順を確立し、・・・
4.4.7 緊急事態への準備及び対応
4.5 点検
4.5.1 監視及び測定 ・・・目標との適合を監視するための情報の文書化を含めること ・・・これに伴う記録を保持すること ・・校正されたまた検証された監視及び測定機器が使用され維持されていることを確実にすること
4.5.2 順守評価 (法的要求事項、その他の要求事項) ・・定期的な評価の記録を残すこと
4.5.3 不適合並びに是正処置及び予防処置 d)とられた是正処置及び予防処置の結果を記録する ・・いかなる変更もEMS文書に確実に反映すること e)とられた是正処置及び予防処置の有効性をレビューする
4.5.4 記録の管理 ・・結果を実証するのに必要な記録を作成し、維持すること
4.5.5 内部監査 ・・監査の計画及び実施、結果の報告、並びにこれに伴う記録の保持に関する・・ ・・EMSの内部監査を確実に実施すること
・・監査プロセスの客観性及び公平性を確保すること
4.6 マネジメントレビュー ・・マネジメントレビューの記録は保持されること ・・EMSが・・かつ、有効であることを確実にするために